今回読んだ本は「仕事が速いのにミスしない人は、何をしているのか？」です。
この本は、ミスを減らす方法を教えてくれます。
あなたの周りにも、仕事が早いのにミスが少ない人っているのではないでしょうか。
でも実はそういう人は、仕事が速いのにミスが少ないのではなく、
ミスが少ないから仕事が速いんです。
要はミスを減らす工夫をすることが、仕事のスピードを上げることに繋がるんです。
なので今回は、仕事のミスを減らす方法を３つ紹介します。
むやみに情報を足さない
この本の中で、持ち物は最小限にしたほうがいいと書かれています。
持ち物が増えると管理が増えるためです。
これは仕事でも同じことが言えます。
人はつい情報を足していきたがってしまいます。
何も気にせずにいると、ついあんな情報やこんな情報をどんどん足していってしまいます。
ただし、情報を増やすということは、それだけやることが増えることになります。
やることが増えると工数が増えます。
そうやって工数がかさんでいくと、本当に必要なものを作る時間も食われていってしまいます。
そして本当に大事な部分でミスが起きるんです。
それって本末転倒ですよね。
だったらはじめから本当に必要な情報に絞って、そこに労力を投下したほうがいいです。
質の低いたくさんの情報より、質の高い少ない情報の方がユーザーのためになります。
なので何が本当にユーザーのためになるのかを見極めることが大切です。
モノゴトの最小限を見極めることは、仕事の本質を見極めることと同じです。
やることを最小限に近づければ、それだけミスをするリスクも下げることができます。
メールを備忘録として使う
会議で何かを決めたとき、誰かに何かを確認したときは、
会議の参加者や確認した相手に対して、決めたことや確認したことをメールで送るようにしましょう。
理由は２つです。
１つ目は、そのメールが備忘録になるためです。
メールをすることで、データとして残ります。
そのため、「確かあのときは」と記憶に頼る必要がなくなります。
言った言ってないの不毛な争いも防ぐことができます。
２つ目は、認識違いを防げるためです。
メールをすることで、会議参加者全員や自分と確認した相手との認識を統一することができます。
これによって、「そんなつもりじゃなかった、思っていたのと違った」を防ぐことができます。
また、メールの良い点は、きちんと整理しておけば時間が経っても検索して再確認ができるところです。
そのためにも、メールのタイトルの先頭にキーワードを入れておくのがオススメです。
【依頼】【相談】【確認】など。
自分でルールを決めてキーワードを入れておくと、後で見つけやすいです。
機械に頼る
人は揺れ動く生き物です。
気持ちによって注意力は上下してしまいます。
その点機械にそんな心配はいりません。
気持ちなんてものはないので、人が設定した通りに動いてくれます。
ミスに対してこれを使わない手はありません。
私の職場ではRPAやVBAを積極的に取り入れています。
単純作業はできるだけこれらを活用するようにしています。
そのままRPA、VBA化できるものはもちろん、
そのままRPA、VBA化できないものでも、元々のやり方を変えることでRPA、VBA化できるように工夫しています。
作業が減る上に、ミスも減るので一石二鳥です。
頼れるものは頼って、質のいいものを市場に出していけるようにしましょう。
まとめ
今回は「仕事のミスを減らす方法３選」を紹介させていただきました。
皆さんの仕事の手助けになれば嬉しいです。
ここまで読んでいただき、ありがとうございました。
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