今回読んだ本は「世界で一番やさしい会議の教科書」です。
この本は、無意味な会議をなくす方法を教えてくれます。
サラリーマンって会議がいっぱいありますよね…
中には「これ、なんの時間？」なんて会議も。
そんな会議に皆さんの大事な時間を削られるのはもったいないと思いませんか？
実はちょっとした行動で、そんな無意味だと思えていた会議を意味のある会議に変えることができるんです。
今回は、本書で学んだことの中から、すぐに実践に移せる方法を３つ紹介します。
さあ、無意味な会議をなくしましょう。
「決まったこと」を確認する
無意味な会議とはどんな会議でしょうか？
それは、「決まったことが明確になっていない会議」です。
時間をかけて散々話し合ったけど、何もまとまってないし、結局何も決まってない気がする。
これは典型的なダメ会議です。
でも、これを防ぐのは一番簡単です。
やることはシンプル。
その会議で「決まったこと」や「やるべきこと」を、会議の最後に確認するだけです。
「私の理解があっているか確認したいんですけど、今回決まったことはこういった内容であってますか？」みたいなことが聞ければOKです。
たったこれだけで、会議が意味あるものになります。
また、決まったことの確認をすることで、みんなの認識が違ったまま会議終了なんてことも無くなります。
最後に認識を共有することで、「聞いてなかった」「そんなつもりじゃなかった」を防ぐことができるんです。
会議終了後に会議出席者宛に決まったことをメールするところまでできると、なお良いですね。
シンプルですがとても効果的なことなので、皆さんも是非やってみてください。
「終了条件」を確認する
決まったことの確認で会議を意味あるものにできたら、次は中身を濃くしたいですよね。
会議をしているとみんながあれこれ好き勝手言って、脱線しまくってあっという間に時間が経ってしまうことがよくあると思います。
そんなときは、会議が始まる前に、その会議の終了条件を確認しましょう。
「今日はこれを決めるっていう認識であってますか？」みたいに確認できればOKです。
自分が主催の会議であれば、「今日はこれを決めさせてください」と終了条件をはっきりと宣言しましょう。
参加者がはじめから終了条件をしっかり意識して会議に入れれば、自然とベクトルが揃い、
全員がその条件達成のための議論だけに集中しようとしてくれます。
なぜなら、みんなも早く会議を終わらせたいからです。
ちなみに、終了条件はふわっとしたものにしないように気をつけましょう。
例えば、「〇〇について意見を出してください」だと、
どこまで意見を言ったら終わりなのかがわかりません。
参考までにいくつかの意見がもらえたら終わりなのか、みんなの意見が出尽くしたら終わりなのか、有力な案に絞り込めたら終わりなのか。
終了条件は、はっきりと、ここまでやったら終わりと伝えるようにしましょう。
会議での資料の読み上げ禁止
会議は複数人が集まって、みんなの貴重な時間を使って行うものです。
なので、会議の時間はできる限り有効な議論に集中させる必要があります。
そんな会議の貴重な時間を一番無駄にしてしまうのが、資料を読み上げる時間です。
この時間は本当に意味がありません。
誰かが読み上げるのであれば、個々に黙読するほうが圧倒的に早いです。
なので、会議での資料の読み上げはやめましょう。
代わりに事前に読んどいてもらうか、その場でざっと目を通してもらえばOKです。
そして相談したいポイントや議論したいポイントだけを話すようにしましょう。
たったこれだけで会議の時間がグッと短くなります。
まとめ
今回は「無意味な会議をなくす方法３選」を紹介させていただきました。
皆さんの貴重な時間が、無意味な会議に蝕まれることを防ぐ手助けになれば嬉しいです。
ここまで読んでいただき、ありがとうございました。
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