読み手に伝わる文章の書き方3選

ビジネス

今回読んだ本は「書く技術・伝える技術」です。

この本は、読み手に伝わる文章の書き方を教えてくれます。

ビジネスの場で文章を書くことはたくさんあります。

報告書、提案書、説明文など。

でも、仕事でこれだけ多く文章を書く機会があるにも関わらず、文章の書き方をちゃんと習ったことがある人は少ないのではないでしょうか?

結果、伝えたいことが伝わらず、「要は何が言いたいの?」なんてことを言われてしまう。

読み手に伝わる文章が書ければ、読み手と書き手の両方でビジネスの生産性が上がります。

読み手に伝わる文章のポイントは、次の3つです。

読み手になるべく文章を読ませずに、それでいて必要な情報を伝達できる

②内容を一読で理解してもらえる

③重要な情報を記憶に残せる

今回は、読み手に伝わる文章の書き方を3つ紹介します。

文章の冒頭には総論を書く

文章の冒頭には、これから述べようとする重要な情報をまとめた総論を書きます。

そしてその総論に沿って後の文章を展開していきます。

総論はそこだけでもわかるように、具体的かつ完結に書かなければなりません。

総論を書くメリットは次の5つです。

①読み進めるべきかを的確に判断できるので、必要な情報だけを読める

②メンタルモデルを作ってから読めるので、一読で理解できる

③根拠を確認しながら読めるので、一読で理解できる

④ポイントが強調できる場所に書いてあるので、重要な情報を記憶できる

⑤話が脇にそれにくくなるので、論理的に構成できる

これを意識するだけで、文章の分かりやすさがグッと上がります。

逆に、総論のない文章はとても分かりづらいです。

例えば何かの作業を教わるとき、何の作業かも説明されないまま、

「まず、このボタンを押します。次に、このレバーを引きます。次に、このボタンを…」

こんなふうに説明を始められたらどうでしょう?

「これは一体何の作業だろう?」「あといくつ手順があるんだろう?」

こんな疑問が湧いてきますよね。

そんな事を気にしながら聞いていれば、理解度も悪くなってしまいます。

では説明する人が次のような総論を言ってくれたらどうでしょう。

「これはこの機械を作動させるための手順です。手順は全部で5つです。まず…」

これであれば、始めに作業の意図や全体像が頭に入るので、理解度がグッと上がります。

文章を書くときは、まず総論から書くようにしましょう。

一文一義にする

ひとつの文では、ひとつのポイントだけを述べます(一文一義)。

そうすることで、インパクトが強く分かりやすい文章になります。

また、文が短くなるので、一読で理解できます。

そのための注意点は、次の3つです。

①接続関係が弱い2つの文は切る

②接続関係が強く、接続しても短い文は、接続関係を明示してつなぐ「〜ので」や「〜によって」を使う

③接続関係が強く、接続すると長い2つの文は、接続語句「なぜなら」「しかし」「つまり」など)を追加した上で切る

これらを意識するだけで、一読で理解できて、大事な情報を記憶に残せる文章を書くことができます。

文が長くなると、文中のいくつかの情報が記憶から漏れ、分かりにくいと感じてしまうので注意しましょう。

無駄なく簡潔に書く

不要な情報と冗長な表現をカットして簡潔に書くようにしています。

できるだけ必要な情報だけで文章を構成します。

そうすることで、不要な情報が邪魔をせず、一読で理解できる文章になります。

また、重要な情報を記憶しやすくもなります。

そのための注意点は、次の4つです。

①読み手のニーズに合わない情報はカットする

②読み手の知っている情報はカットする

③ひとつの文中に同じ言葉や似た言葉がある場合は、どちらかをカットする(一番最初に→最初に。受注を受ける→受注する)

④文末には冗長表現が出やすいので注意する(〜ことができる→〜られる。〜と思われる→〜である)

ただ、最初から気にすぎると文章を書く手が止まってしまう恐れがあるので、

まずはバーっと書いてから、これらを意識して見直すのがオススメです。

まとめ

今回は「読み手に伝わる文章の書き方3選」を紹介させていただきました。

皆さんが伝えたいことが伝わる手助けになれば嬉しいです。

ここまで読んでいただき、ありがとうございました。

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