今回読んだ本は「仕事が速い人は「これ」しかやらない」です。
この本は、注力すべき仕事を最速で処理する方法を教えてくれます。
気づいたら手持ちの仕事が溢れ、どれだけ残業しても終わらない。
いつも家に帰るのが遅くて、自分の時間がない。
そんな悩みを抱えていませんか？
もっと自分が注力すべき仕事に絞って、それを最速で片付けたい。
今回はそんな要望を持ったあなたに向けて、
注力すべき仕事に絞り、それを最速で処理するための３ステップを紹介します。
やらないことを決める
何に注力するかを決めるにはどうすればいいか？
結論、「やらないこと」を決めることです。
どれだけ効率的に速く「やること」も、「やらないこと」には勝てません。
必要のない無駄な仕事をやめることが、一番生産性を上げる方法なんです。
でも誰しも最初から無駄だと思って行動している人はいません。
無駄だと気づかないから続けているんです。
ではどうすれば「実は無駄な仕事」に気づくことができるのか？
有効な方法は次の２つです。
１つ目は、新入社員、転職者の意見を聞くです。
社内にいて、その枠にとらわれない視点を持っている人。
それは、新入社員または転職者です。
こういった人は、その会社に長く勤めている人には見えていない新鮮な第三者目線を持っています。
無駄な作業を見つけるためにヒントを得たいなら、そういう人に意見を聞いてみるのはとても有効な手段です。
２つ目は、ビジネス書を読むです。
多くのビジネス書を読み、多くの著者の意見を知ることで、自分では気がつけない視点を得ることができます。
人からの視点をうまく活用し、「やらないこと」を見つけるヒントにしましょう。
タスクをバラす
「やらないこと」を決め、「やること」を絞れたら、
そのタスクをバラしましょう。
要は細分化するということです。
これは難易度が高い仕事ほど重要な作業です。
難易度が高い仕事になればなるほど、何から始めていいかわからないものです。
だから予定にも入れられず後回しにしてしまう。
そうするとどうなるか、期日ギリギリで最悪な結末を迎えることになります。
なので、タスクを決めた時点でバラすことが大切です。
「面倒くさい」「遠回りな気がする」…わかります。
でもここが踏ん張りどころです。
面倒くさかったり、遠回りな気がするとは思いますが、
やらないと後回しにしてしまうため、実はこれをやることが一番効率的なやり方なんです。
なので繰り返しになりますが、タスクは決めた時点でバラしましょう。
例えば、「提案資料を作成する」というタスクを決めた場合。
・目的、ゴールを明確にする
・構成（目次）を決める
・それぞれのページで伝えたいことを明確にする
・上司と方向性を確認
・原稿を書く
・ざっくりパワポを作成する
・上司と方向性を確認＃２
・パワポを仕上げる
・上司と方向性を確認＃３
・FBを織り込む
・上司と最終確認
こういった感じです。
慣れないうちは少し時間がかかるかもしれませんが、慣れれば数分でできるようになってきます。
「タスクを決めたらバラす」を習慣にするようにしましょう。
全ての仕事に期限を決める
仕事を最速で終わらせるためにはどうすればいいか？
結論、全ての仕事に期限を決めることです。
仕事の量は、完成のために与えられた時間を全て満たすまで膨張する。
これはパーキンソンの第一法則です。
会議時間を１時間に設定すれば、本当は３０分で終わるのに、ダラダラと１時間かけようとしてしまいます。
期限を決めなければ、仕事にかける時間は膨張し続けるということです。
でも逆を言えば、期限を決めればその中でなんとかしようとします。
そんな人間の本能をうまく使いましょう。
期限を決めると言っても、具体的にどうすればいいのか？
オススメなのが時間割を作成することです。
まず１日の仕事の始まりと終わりの時間を決めます。
その中で、何を何時までにどこまでやるかを明確にして突っ込んでいきましょう。
ここで上で行ったタスクの細分化が活きてきます。
やることが明確になっていて、かつ期限を意識することで、一つ一つのタスクに集中して取り組むことができます。
その時間になったことに気付けるように、シンプルなタイマーなど買って使うのがオススメです。
スマホのタイマーだと、別のことが気になって集中が削がれる恐れがあるためです。
人間の本能を利用して、自分の能力を最大限に活かしましょう。
まとめ
今回は「注力すべき仕事を最速で処理するための３ステップ」を紹介させていただきました。
皆さんが自分の時間を手に入れるための手助けになれば嬉しいです。
ここまで読んでいただき、ありがとうございました。
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