探す時間はムダ！モノを見つけやすくするコツ3選

今回読んだ本は『仕事の「整理ができる人」と「できない人」の習慣』です。

この本は、モノ、思考、心、人間関係を整理するコツを教えてくれます。

今回はその中でも、モノやデータの整理にフォーカスして紹介します。

その他も知りたいという人は、ぜひ本書を読んでください。

後者の方が圧倒的にスマートでかっこいいですよね。

ビジネスパーソンは、年間150時間も探し物をしています。

これは全く意味のないムダな時間です。

できればこのムダな時間を減らして、もっと大切なことに充てたい。

そこで今回は、モノを見つけやすくするコツを3つ紹介します。

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1年間使わなかったものは手放す

モノを見つけやすくするには、上手に片付けることがポイントです。

そこでまずは「片付け」とは何かを定義しておきましょう。

片付けとは、「整理」→「収納」→「維持」のサイクルを回すことです。

特に重要なのが、「整理」と「収納」の順番です。

モノを減らさないまま、いくら上手に収納しても、

いずれモノが増えていき崩壊します。

むしろ、きれいに収納できてしまうことで、

「もっと増やせる」とモノを増やすことに拍車をかけてしまう可能性すらあります。

なので、「整理から始める」ことが重要です。

そして整理するときに有効な考え方が、

「1年間使わなかったモノで、使う日程が現時点で決まっていないモノは手放す」です。

アメリカのナレムコ（国際記録管理協会：National Records Management Council）の統計によると、

作成や収集された文書のうち、半年後も使用される文書が10%、

1年後には1%の文書しか利用されないとのことです。

つまり、1年間使われなかったモノは、その後も99%使われないということです。

なので私は、1年間使わなかったデータは削除しています。

そうすることで必要なデータが見つかりやすくなりますし、

その後の整頓（収納）もしやすくなります。

今のところデータがなくて困ったこともありません。

1%の確率で困るのを恐れるより、

毎日必要なデータに速くたどり着けることの方が良いと思いませんか？

資料はすべてデータ化する

資料はすべてデータ化しましょう。

紙の資料もスキャンすることでデータ化できます。

データ化することのメリットは2つです。

1つ目は「探しやすくなる」ことです。

紙でとっておくと、必要な情報を探し出すのに時間がかかります。

データ化すれば、PC上で検索機能を使うことで探しやすくなります。

2つ目は「PCがあればどこでも確認できる」ことです。

紙の場合、常に持ち歩かない限り、基本的には会社のデスクにしまうことになるかと思います。

ただそうすると、外出先で見たくなったときに見れません。

データ化しておけば、PCさえあればどこでも確認できます。

私はもう紙の資料を持っていません。

デスクの引き出しは空っぽです。

あなたもぜひ紙資料のデータ化をお試しください。

フォルダのルールを決める

データを整頓（収納）するときにおすすめなのが、

「フォルダのルールを決める」ことです。

本書の中では「配置の一貫性」として、

どこでも［職場でも自宅（在宅）でも］モノの配置を同じにすることで、

置くとき、探すときの脳のエネルギー消費を減らせると紹介されています。

これはPC内のフォルダ構成でも使えます。

フォルダ構成をルール化しておくことで、

新たなデータをどこに格納すればいいのかが明確になり、

以前作成したデータがどこにあるのかもわかりやすくなります。

それにより脳のエネルギーを節約することができます。

例えば私の場合は次のようなルールにしています。

あなたもフォルダのルールを決めて、脳のエネルギーを節約しませんか？

まとめ

今回は『探す時間はムダ！モノを見つけやすくするコツ3選』を紹介させていただきました。

あなたの探す時間削減の一助になれば嬉しいです。

こういったコメント大歓迎です。

ここまでお読みいただき、ありがとうございました。