今回読んだ本は『要領がよくないと思い込んでいる人のための仕事術図鑑』です。
この本は、要領がよくなる仕事術を教えてくれます。
今回は「ガントチャート」について紹介します。
ちなみに、本書の中ではガントチャートのことは紹介されていません。
ただ、読んでいて私も使っているガントチャートにつながるところがあったのと、
あなたの役に立つかもしれないと思ったので、今回紹介することにしました。
Aさん：
- あれの不具合の調査を依頼されてたな
- あと、プレゼンの資料も作らなきゃ
- あのプロジェクト用のデータ収集も依頼されてたな
- どれから手を付けたらいいんだ？
上司
- Aさん、この仕事もお願いしていい？
Aさん
- はい！
- やばい！
- もうパンパンなのに、状況をうまく説明できないから受けてしまった…
こんなふうに、やるべきことがごちゃごちゃで、
さらに追加の仕事まで受けてしまい、もうキャパオーバー。
なんて状態になっていませんか？
今回はそんな悩みを解決してくれる「ガントチャート」の作り方を紹介します。
「ガントチャート」なんて聞くと、
- なんか難しそう
- 作るのめんどくさそう
と思うかもしれませんが、
結論、そんなことありません。
たった3ステップで作れてしまう上に、
作ったあとはパズルのように予定を組み直したり、
上司に見せて状況を説明することで、
追加の仕事が入ってくるのを防いだり、
受ける代わりに他の仕事と入れ替えてもらったり、
日程調整してもらったりがしやすくなります。
騙されたと思って、ぜひ作ってみてください。
ガントチャートを作ることで、
落ち着いて淡々と仕事を進められるようになることを実感いただけると思います。
それではガントチャートの作り方3ステップを紹介します。
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タスクに名前をつけて書き出す
ステップ1は「タスクに名前をつけて書き出す」です。
あなたの頭の中にある、「やらなきゃいけないこと=タスク」に名前をつけていきます。
- 〇〇の不具合について調べる→〇〇の不具合調査
- システム改善提案用のプレゼン資料を作る→システム改善提案用プレゼン資料作成
ガントチャートでタスクを整理するには、
まず各タスクに名前をつけて書き出すことがスタートです。
タスクを分解する
ステップ2は「タスクを分解する」です。
「〇〇の不具合調査」と一言で言っても、やることは分解できます。
- 現象確認
- 原因分析
- 解決策作成
- 解決策実行
このように各タスクを分解して書き出します。
はじめはどのくらい分解すればいいかわからないと思いますが、
とりあえず自分なりに分解してみればOKです。
違ったらその時直せばいいんです。
それでやってみて、少なければ足して、多ければ減らす。
そうやっていくうちに、ちょうどいい粒感がわかってきます。
タスクの時間軸を記入する
ステップ3は「タスクの時間軸を記入する」です。
ガントチャートの右側に実施予定を入れていきます。
まず一番上の行をカレンダーにします。
次に二行目から下の、その日にやるタスクのセルを塗りつぶし、
そこにその日そのタスクにかける工数を入れます。
最後に一番下の行に一日の工数の合計が出るようにします。
ここでのポイントは、時間に余裕を持たせることです。
例えば一日の業務時間が8時間だとしたら、
絶対に8時間を作業に充てることはできません。
会議の予定が入っていたり、メールチェックの時間も必要です。
なので、一日8時間の業務時間であれば、
作業に取り組める時間はせいぜい6時間程度です。
6時間やるつもりで、その日の予定に合わせて調整するのがおすすめです。
スケジュールの見積もりが甘くなりそう？
気にしなくていいです。
それはもう練習していくしかありません。
私自身、
- これはこんなにかからないでしょ
- この時間じゃ絶対終わらないだろ
とフィードバックをもらいながら感覚をつかんでいきました。
上司や先輩に協力してもらって、フィードバックをもらいながら、
精度を高めていけばいいんです。
まとめ
今回は『パンパンがタンタン（淡々）に。ガントチャートの作り方』を紹介させていただきました。
あなたが淡々と仕事を進められるようになるための一助になれば嬉しいです。
- こんなときはどうするの？
- こういう考え方もあるよね？
こういったコメント大歓迎です。
ここまでお読みいただき、ありがとうございました。
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