今回読んだ本は『「年上の部下」をもったら読む本』です。
この本は、年上部下への対処法を教えてくれます。
年上の部下を持つと、もちろん助かることもたくさんありますが、
やりづらさを感じることも多くあると思います。
私自身持った部下が全員年上という状況を経験しているため、よくわかります。
そこで今回は、特に重要な「年上部下への指示のしかた」にフォーカスして、
押さえるべき3つのポイントを紹介します。
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「自分は上であり、自分は下である」のスタンスをとる
年上の部下に対する指示って出しにくいですよね。
でも指示が不適切だと仕事がうまく進みません。
年上の部下に指示をする際、まず大切なのが、
自分のスタンスを明確にすることです。
年上部下に対してとるべきスタンスは、
「自分は上であり、自分は下である」です。
「自分は上である」とは、
自分は組織図上で上のポジションであり、
指示を出す役割を担っているということです。
勘違いしてはいけないのは、
「相手より偉い」わけではないということ。
「役割が違う」だけです。
「自分は下である」とは、
自分は年下であるという事実を素直に認めるということです。
立場は下でも、人生の先輩であることには変わりません。
繰り返しになりますが、
立場が違うだけで、相手より偉いわけではありません。
経緯を持って接することが大切です。
ゴールを示す、やり方を示す、肯定的に示す
年上部下への指示としてやってしまいがちなのが次の2つです。
- 遠慮しすぎてあいまいな指示を出してしまう
- 「自分は上司、なめられてはいけない」と意識しすぎて”上から感”を出してしまう
1つ目は、遠慮しすぎてあいまいな指示を出してしまうことです。
「年上」ということを意識しすぎるあまり、遠慮しすぎてしまうと、
それがそのまま指示のあいまいさにつながります。
「自分は上である」という意識を持って「指示を出す」役割をまっとうしなければなりません。
2つ目は、「自分は上司、なめられてはいけない」と意識しすぎて”上から感”を出してしまうことです。
これは「自分は下である」ということを忘れ、
かつ「自分のほうが偉い」という勘違いから起きてしまいます。
そんな上からの態度で指示を出せば、当然反発を招いてしまいます。
とはいえ、こういったことに「意識」だけで対応しようとしてもうまくいきません。
正しい指示を出すためには「行動」を変える必要があります。
ポイントは3つです。
- ゴールを示す
- やり方を示す
- 肯定的に示す
1つ目は、「ゴールを示す」です。
ゴールは、下記を示します。
- 何のために（目的）
- 何を（対象）
- いつまでに（納期）
- どのレベルの品質で（要求水準）
例えば、
新規担当者受け入れのために（目的）
問い合わせ対応フローを（対象）
8月31日までに（納期）
新規担当者が読みながら対応できるレベルで作成してください（要求水準）
このように指示することで、あいまいな指示を避けることができます。
2つ目は、「やり方を示す」です。
やり方は、「自由にしてよい範囲を示す」ことです。
年上部下に対してやり方を細かく示すと、窮屈でやりづらいですし、
あまりに自由すぎると、期待と違うものが出来上がってしまいます。
そこで大事なのが、「ここだけは」という一点に絞って示すことです。
「このフォーマットを使って作成してください。内容や表現方法はお任せします」
このように指示することで、最低限のルールを守った上で、
ちょうどいい自由度で年上部下の力を発揮してもらうことができます。
3つ目は、「肯定的に示す」です。
これは、「〇〇しないように」ではなく、「〇〇するように」と表現することです。
✕：期限に遅れないようにしてください
◯：8月31日までに完成させてください
否定的な表現だと、年上部下に窮屈な印象を与えてしまいます。
そうならないために、肯定的な表現で指示を示します。
これら3つのポイントを押さえることで、明確かつ丁寧な指示ができます。
指示事項に「進捗報告」を埋め込む
年上部下に、
「あれどうなってますか？」
という進捗確認がしづらいと感じてる方も多いのではないでしょうか。
そんなときは、指示をするときに「進捗報告」も依頼しておくことが有効です。
これまでのポイントを押さえつつ指示をしたあとに、
「水曜の16:00に一度進捗を教えてください」
と進捗報告をスケジュールに入れてしまいます。
15〜30分程度の進捗確認会を先にセットしておくといいでしょう。
そうすることで、「あれどうなってますか？」の聞きづらさを解消できます。
まとめ
今回は『年上部下に指示するときはどうすればいい？抑えるべき3つのポイント』を紹介させていただきました。
あなたの年上部下に対する悩みを軽くする一助になれば嬉しいです。
- こんなときはどうするの？
- こういう考え方もあるよね？
こういったコメント大歓迎です。
ここまでお読みいただき、ありがとうございました。
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