仕事のやり直しを撲滅。段取りを良くする3ステップ

今回読んだ本は『要領がよくないと思い込んでいる人のための仕事術図鑑』です。

この本は、要領がよくなる仕事術を教えてくれます。

今回は、本書の中のたくさんの仕事術の中から、「段取り」にフォーカスしていきます。

本書に記載の仕事術を元に、ちーぱぱ風にアレンジして3ステップにまとめました。

本の記載を知りたい人は、ぜひ本書をお読みください。

こんな悩みを抱えていませんか？

実はこれ、段取り力を上げることで解決できます。

段取りが悪いと、確認不足でやり直しが発生してしまい、

余計な作業により、いたずらに時間を浪費してしまいます。

仕事の段取りがよくなると、時間の無駄遣いが減り、

余裕が生まれ、仕事が楽になります。

そして、その分重要なことに時間を使えるようにもなります。

今回は、誰でも段取りよく仕事を進められる3ステップを紹介します。

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ゴールを明確にする

段取りをよくするための第1ステップは、「ゴールを明確にする」です。

これは第1ステップであり、最重要ポイントです。

これを間違うと多くの時間をムダにしてしまう可能性があります。

なので仕事を振られたら、その時点で次の3つを確認しましょう。

まずはその仕事が発生した背景を確認します。

背景とは、「その仕事は誰のどんな困りごとから発生したのか？」です。

これは言わばその仕事の本質です。

本質を理解しておくことで、大きな方向性の間違いや不要な作業を防げます。

次に上司がイメージしている成果物を確認します。

「資料をまとめておいて」と指示されたとして、

このままだと何にどうまとめるのかが不明確です。

そんなときは間違っててもいいので、自分のイメージを紙に書き出し、

上司と共有し、認識のギャップを無くしておきましょう。

このように、最初にゴールを明確にすることで、作業の過不足をなくすことができます。

最後に期限を確認しましょう。

どんな仕事にも必ず期限はあります。

ポイントは1つ「何月何日何時まで」を明確にすることです。

「今週金曜日までにお願いします」と上司から言われたとして、

実は金曜の夕方に資料を使う予定があり、

チェック時間も含めると午前中にはほしい可能性があります。

だから必ず「何月何日何時まで」を明確にしておきましょう。

タスクを分解する

段取りをよくするための第2ステップは、「タスクを分解する」です。

これは難易度が高いタスクほど重要なステップです。

難易度が高いタスクほど、ゴールまでに迷子になりやすくなります。

でも最初の段階でタスクを分解し見える化しておくことで、

大きく道を間違えることを防げます。

例えば「提案資料を作成する」というタスクを振られた場合は、以下のように分解できます。

もうおわかりかもしれませんが、

これがそのタスクの段取りをリスト化したものになります。

このようにタスクを分解しておくことで、次にやることが明確になり、

スムーズに作業を進められるようになります。

段取りを上司と握る

段取りをよくするための第3ステップは、「段取りを上司と握る」です。

タスクを分解し、段取りをリスト化できたら、それを上司と確認しましょう。

これをやることのメリットは2つです。

1つ目は、段取りをさらに強固なものにできることです。

上司からのフィードバックをもらえることで、

作業の過不足を減らせ、より効率的にタスクを進めることができます。

2つ目は、進捗報告が容易になることです。

作ったリストを見せることで「今ココ」をパッと共有することができます。

これにより進捗報告を数分で終わらせることができます。

まとめ

今回は『仕事のやり直しを撲滅。段取りを良くする3ステップ』を紹介させていただきました。

あなたの「やり直し」を減らすための一助になれば嬉しいです。

こういったコメント大歓迎です。

ここまでお読みいただき、ありがとうございました。