休むと仕事が回らない…を解決。バックアップシステムの作り方３ステップ

回読んだ本は『ドイツ人のすごい働き方』です。

この本は、成果を出しながら、ちゃんと休める方法を教えてくれます。

「自分がいないと仕事が止まっちゃう。だから休みたくても休めない…」

あなたもこんな悩みを抱えていませんか？

なんとドイツでは休んでも仕事が止まることはほとんど無いそうです。

それは業務プロセスが明確に文書化され、マニュアルとして整備されているから。

つまりその人が休んでも他の人に任せられるように、バックアップシステムが作られているということです。

あなたがもしいつでも休みたいときに休みたいのならやることはシンプルです。

バックアップシステムを作りましょう。

バックアップシステムを作るメリットは３つです。

今回は、休んでも仕事を回すためのバックアップシステムの作り方３ステップを紹介します。

リンク

【読書にはKindleがオススメ。理由はこちら】

選ぶ

バックアップシステムを作るための第１ステップは、「選ぶ」です。

ここで言いたいのは、とにかく何かひとつバックアップシステムを作ってみようということです。

いきなり大きいタスクからやりだすと挫折します。

だからあなたが「このタスクならすぐにバックアップシステムを作れそう」と思うものを選んでください。

何で作るかもあなたが作りやすいもので作ってください。

エクセル、ワード、パワーポイントなんでもOKです。

まずひとつ作ったら、次にすぐ作れそうなタスク、また次に作れそうなタスク。

これを繰り返していくうちに、あなたの頭と体はバックアップシステム作りに慣れていきます。

そして大きく複雑なタスクでも作れるようになっていきます。

バックアップシステムを作るための第２ステップは、「ざっくり文書化する」です。

何かひとつバックアップシステムを作るタスクを選んだら、

次は頭の中に「なんとなく」入っているタスクの流れを書き出しましょう。

まずはざっくり雑でいいので、とにかく書き出してください。

２割程度の出来のドラフトを作る感覚でOKです。

このステップでは完成度は求めません。

雑でいいからとにかく形にすることがこのステップのゴールです。

バックアップシステムを作るための第３ステップは、「マニュアル化する」です。

ざっくりとしたドラフトが完成したら、最後にそれを仕上げていきましょう。

誰にでもわかるようにマニュアル化することがゴールです。

やり方としては、実際にそのタスクを作業しながら仕上げていくと効率的に作れます。

マニュアル化するときは下記２点を入れるとよりわかりやすくなります。

いきなり完成品を目指さなくてもOKです。

このステップを何度か繰り返していくうちに、あなたのバックアップシステムは磨かれていきます。

今回は『休むと仕事が回らない…を解決。バックアップシステムの作り方３ステップ』を紹介させていただきました。

あなたが自由に休めるようになるための一助になれば嬉しいです。

ここまで読んでいただき、ありがとうございました。