報連相（ほうれんそう）がうまくできない…を解決するための２つのポイント

今回読んだ本は『「何回説明しても伝わらない」はなぜ起こるのか？』です。

この本は、相手に説明が伝わらない理由と対処法を教えてくれます。

今回はサラリーマンとして最も頻繁に発生するコミュニケーション、

「報連相（ほうれんそう）」に絞って書いていきます。

ビジネスの基礎であり、誰もが難しさを知っている報連相。

あなたもそんな報連相について、

こんな悩みを持っていませんか？

実は今回紹介する２つのポイントを理解するだけで、これらの悩みは解決できます。

どちらも明日から実践可能です。

それでは早速、報連相がうまくできないを解決するための２つのポイントを紹介します。

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目的を理解する

報連相を怠ってしまう、何を言えばいいのかわからない。

こういった悩みの原因は、そもそも報連相の目的を理解できていないことにあります。

なぜ、なんのために報連相をするのか。

目的を理解することで、これらの悩みを解決することができます。

ということで、報連相のそれぞれの目的を明確にしましょう。

報告：報告の目的は、そのタスクの依頼者に進捗状況や結果を共有することです。タスクの依頼者はその情報を元に、進捗状況に応じたリソースの配分や次のタスクの割当を決めます。
連絡：連絡の目的は、自身が持っている情報を関係者に知らせることです。連絡を受けた人はその情報を活用し、自業務を進めます。
相談：相談の目的は、物事の判断を下す場合や不明な点があって行き詰まってしまった場合に、意見やアドバイスをもらうことです。相談を受けた人は困り事を把握したあと、意見やアドバイスを提供します。

何事も目的（意図や必要性）を理解することが第一歩です。

報連相は、あなたが言ったら終わりではありません。

相手に伝わって初めて成り立ちます。

ゴールは相手に「伝える」ことではなく、「伝わる」ことです。

そのためには相手目線で考える必要があります。

あなたも含め、みんな忙しいです。

報連相は当然大事ですが、短い時間で済ませられるに越したことはありません。

ではどうすれば短い時間で済ませられるのか。

それは、結論から伝えることです。

でも、「結論から伝える」なんてみんな知ってますよね。

でもできていない人がほとんどです。

あなたがもし「それで、結論は？」なんて言われたことがあるなら、まさにできていない証拠です。

ではみんなが大切だと知っている「結論から伝える」をほとんどの人ができていないのはなぜか。

それは、結論とはなにかを理解していないからです。

結論とはなにか？あなたは説明できますか？

結論とは、「相手が知りたいであろうこと」です。

つまり「結論から伝える」とは、「相手が知りたいであろうことから伝える」ということです。

ポイントは２つ。

１つ目のポイントは、まずこれからすることが報告、連絡、相談のどれかという結論を最初に伝えることです。

このように最初に伝えることで、相手は心と頭の準備ができます。

２つ目のポイントは、それぞれの内容の結論（相手が知りたいであろうこと）を最初に伝えることです。

報告は、予定通りなのか予定より遅れているのかを最初に伝える。予定より遅れている場合は、併せてリカバリ案を伝える。遅れの理由は、聞かれたら伝える。遅れの理由からダラダラ伝えるのはNG。
連絡は、「これは〇〇です。」と提供するものが何かを最初に伝える。必要に応じて、活用できる具体例を添える。「こんな作業をしていたらこんなものを見つけたので共有します」のように見つけた経緯などからダラダラ伝えるのはNG。
相談は、あなたが何に困っていて、どんなアドバイスを求めているのかを最初に伝える。「こんなことがあって…」「あーでこーで…」とダラダラと出来事から伝えるのはNG。

これら２つを実践することで、伝えたいことが明確に伝わるようになります。