仕事をため込まずに効率よく処理する3つのコツ

今回読んだ本は『7つのゼロ思考』です。

この本は、仕事のスピードを上げる方法を教えてくれます。

あなたもこんな悩みを抱えていませんか？

大量の仕事を抱え込むと、精神的にも本当にきついですよね。

でも、実は3つのコツを押さえるだけで、そんな状況から抜け出すことが可能です。

今回は、仕事をため込まずに効率よく処理する3つのコツを紹介します。

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依頼主が優しくなる瞬間を利用する

どんな人でも誰かに仕事を頼むときは、少し優しくなるものです。

その瞬間を上手に活用すれば、譲歩を引き出すことができます。

具体的な方法は次の5つです。

まず、相手の条件で引き受けても問題がない場合は、そのまま引き受けます（1）。

しかし、現在抱えている仕事量が多い場合は、

「この程度の出来であれば可能です」と質の交渉をしたり、

「その日までは難しいですが、この日までなら対応できます」と締切の交渉をします（2）。

また、今抱えている他の仕事を説明し、受ける代わりに他の仕事を減らしたり、

質や締切の交渉をするのも良いです（3）。

もし、あなたが手一杯でも、他の人に依頼できる宛がある場合は、

一旦受けてから他の人に依頼します（4）。

ただし、そんな宛もなく、あなた自身も手一杯な場合は、きっぱりと断ります（5）。

できないのに仕事を受けることは、あなた自身にも依頼主にもデメリットしかありません。

例えば、一旦引き受けておきながら、期限が迫ってから「できない」と伝えると、

依頼主は対応策を考える時間を失ってしまいます。

そのような事態を避けるためにも、最初の時点で「できない」と伝えたほうが、

依頼主にとっても親切です。

冷静に自分の状況を見極め、可能な範囲で仕事を受けるようにしましょう。

仕事を受けたらその場で質問する

仕事を受ける段階は、依頼主が最も話を聞いてくれる貴重なタイミングでもあります。

その時を逃すと、再び依頼主を捕まえなければなりません。

特に依頼主が忙しい上司である場合、その手間やロスはさらに大きくなります。

そのため、仕事を引き受ける際には、聞けることをできる限りその場で確認しておくのが理想的です。

このとき役立つのが「言語のイメージ化」です。

「言語のイメージ化」については、

わからないことに気付ける。言語をイメージ化する方法という記事で詳しく紹介しています。

ぜひ参考にしてください。

10分以内で終わる仕事は今すぐやる

仕事をため込んでしまう人は、すぐ終わる些細な仕事でさえ後回しにしがちです。

一方、仕事を効率よく片付ける人は、短時間で終わる仕事をすぐに終わらせます。

その理由は、長い目で見ればそのほうが全体の時間を節約できるからです。

仕事を後回しにすると、「思い出す」という余計な時間が必ず発生します。

そのため、すぐ終わる仕事は後回しにせず、即座に処理したほうが効率的なんです。

では、具体的にどのように優先順位を決めているのでしょうか。

私は「時間最短化、成果最大化の法則」の著者である木下勝寿さんの方法を参考にしています。

ここで重要なのがメモの残し方です。

すぐに取り掛からない仕事については、必ず丁寧なメモを残します。

メモは、忘れても内容がすぐにわかるよう具体的に書くことが大切です。

このように書くことで、「思い出す」時間を最小限に抑えられます。

まとめ

今回は『仕事をため込まずに効率よく処理する3つのコツ』を紹介させていただきました。

あなたの「仕事が山積みだ…」が少しでも解消できる手助けになれば嬉しいです。

こういったコメント大歓迎です。

ここまでお読みいただき、ありがとうございました。