メールの処理が追いつかない…を解決！効率よくメールを処理する方法３選

今回読んだ本は『仕事のできる人がやっている減らす習慣』です。

この本は、仕事を減らす方法を教えてくれます。

本書の中では多くの仕事を減らす方法が紹介されていますが、

今回はその中でも「メールの対応時間を減らす方法」に絞って紹介します。

マッキンゼーの分析では、約２８％の労働時間がメール管理に費やされているそうです。

一日８時間働いていると仮定すると、約２時間１５分に相当します。

私の職場でも「メールの処理が追いつかない…」という声をよく耳にします。

そこで今回は、あなたも時間を取られているであろうメール処理を効率よく行う方法を３つ紹介します。

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「お世話になっております」をなくす or 辞書登録する

ビジネスチャットツールを提供する「Chatwork」が実施した「ビジネスコミュニケーション最新調査（２０２２）」によると、

「お世話になっております」や「よろしくお願いいたします」といった定型文のタイピングのために、

全国で一日に８１億２９００万円の給与が支払われている計算になるそうです。

この問題を解決するために有効な方法は、主に2つあります。

一番有効なのは、こういった定型文の使用をやめることです。

社内向けのメールであれば、わざわざ書く必要はないと思います。

思い切ってやめてみてはいかがでしょうか？

二番目に有効なのは、辞書登録を活用することです。

定型文の使用をやめるといっても、外部の人に送信する際にはやはり書いておきたいという方もいるでしょう。

そんなときには辞書登録がおすすめです。

これを活用すれば、「お」と入力するだけで「お世話になっております」と変換候補が表示されるようになります。

設定方法はネットで調べればたくさん出てきますので、ぜひ試してみてください。

おすすめの登録例は以下の通りです。

メールチェックの回数を減らす

「ビジネスメール実態調査２０２０」によると、

５１．１６％の人が一日に１０回以上メールをチェックしているとのことです。

一日８時間働いているとすると、約４８分に１回メールをチェックしている計算になります。

これほど頻繁にメールをチェックしていては、大事な仕事に集中することができません。

大事な仕事に集中するためには、もっとメールチェックの回数を減らす必要があります。

そのために有効な方法は次の２つです。

１つ目は「メール受信のポップアップをやめる」です。

作業中にポップアップが表示されると、どうしても気になってしまいます。

その度に手を止めてチェックしてしまうことになります。

また、チェックしなくてもポップアップが目に入ってきて、

目の前の仕事に集中できなくなることがあります。

そのため、思い切ってポップアップをオフにしてしまいましょう。

私はPCもスマホもメールのポップアップをオフにしています。

これにより、目の前の仕事にしっかり集中することができます。

では、メールはどのようにチェックしているのかというと、

ここで２つ目の方法「メールチェックの時間を決める」が役立ちます。

ブリティッシュ・コロンビア大学のエリザベス・ダンらの研究によると、

メールチェックを一日３回に制限した場合、

制限しなかった場合に比べてストレスが大きく低下したとのことです。

私の場合、メールチェックは一日１〜２回、午後一と必要に応じて終業３０分前に行うと決めています。

これにより、目の前の仕事に集中できるだけでなく、

メールチェック自体も集中して行うことができます。

メールを見た瞬間に返信する

「メールは即返信すべき」とよく言われますが、

これは「メールが受信ボックスに届いた瞬間に返信すべき」という意味ではありません。

正しくは「メールを見た瞬間に返信する」ということです。

大切なのは「一度で終わらせる」ことです。

一度開いたメールを閉じて、返信を後回しにするということは、

２回同じ本文を読むことになり、非効率です。

そのため、メールを読んだら閉じずに、返信まで完了させてしまいましょう。

まとめ

今回は『メールの処理が追いつかない…を解決！効率よくメールを処理する方法３選』を紹介させていただきました。

あなたのメールチェックにかかるストレスを少しでも軽減できれば嬉しいです。

ここまでお読みいただき、ありがとうございました。