サラリーマン必須スキル。ホウレンソウの3つのコツ

今回読んだ本は『99％の人がしていない たった1％の仕事のコツ』です。

この本は、誰でもすぐに実践可能な仕事のコツを教えてくれます。

今回は、本書で紹介されている多くの仕事のコツの中から、

ホウレンソウのコツにフォーカスして紹介します。

全部知りたいという方は、ぜひ本書を手に取ってください。

上司にホウレンソウをしたとき、

こういった指摘をされたことはありませんか？

仕事は一人で行うものではありません。

なのでホウレンソウはサラリーマンにとって欠かせないコミュニケーションスキルです。

ホウレンソウを適切に行うことで、

あなたの仕事はスムーズに進み、

効率化やトラブルの防止にもつながります。

そこで今回は、ホウレンソウのコツを3つ紹介します。

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余計な枕詞をつけない

上司にホウレンソウをするとき、

とマイナスな枕詞を無意識につけていませんか？

これは自分を守る言い訳をしているようで、

実は不要に自分の報告に悪い印象を持たせてしまっています。

本書の著者の河野さんが実験で、

という言葉を頭につけた、内容が同じメールを、

別々のグループに送ったところ、

Aのメールには「こことここがダメ」といったネガティブなコメントが、

Bのメールには「こうするともっといいかも」といったポジティブなコメントが返ってきたそうです。

とはいえ個人的には、

わざわざ自らマイナスな枕詞をつけ逆風を作り出したり、

反対に自らハードルを上げる必要もないと思います。

なので、余計な枕詞はつけずにホウレンソウをするのがおすすめです。

流れるような説明をする

余計な枕詞をつけなかったとしても、

「たどたどしい」説明をしてしまうと、

相手に自信がない印象を与えてしまいます。

そうすると「何かあるのかな？」と変に勘ぐられ、

不要なツッコミを受けてしまいます。

これを防ぐためには、流れるような説明をする必要があります。

そのためのコツは2つです。

1つ目は、「森」→「木」→「枝葉」の順で話をすることです。

人はつい自分の話したいポイント、

つまり「枝葉」から話し始めてしまいがちです。

でも相手は「森」から話してもらわないと内容が理解できません。

まずは全体像（森）を話し、相手の頭の中に大枠のイメージを作り、

そこから話のポイント（木）、

詳細な説明（枝葉）と掘り下げていくと、

スムーズにホウレンソウができます。

2つ目は、「えー」「あー」を減らすことです。

こちらについては、発表中の「えー」「あー」の減らし方３選で紹介していますので、

ぜひ読んでみてください。

聞かれたことに答える

ホウレンソウのとき、質問が返ってくることもあります。

そんなときは、

「聞かれたことに答えましょう」

と言われたらあなたはどう思いますか？

「何を当たり前のことを言ってるんだ」

と思うかもしれません。

でも実はこれができていない人が多いんです。

これは上司の聞かれたことに答えられていません。

上司が聞きたいのは、「Bさんに連絡したかどうか」です。

「Bさんが出張中かどうか」なんて聞いてません。

一度あなたの周りの上司と部下の会話に耳を傾けてみてください。

この例のように質問に答えずに、

理由や背景から答えてしまっている人の多さに驚くと思います。

今回の場合、最初に答えるべきたのは、「連絡したかどうか」です。

これを答えたあとに、必要に応じて、理由や背景を話しましょう。

相手の質問をよく聞き、聞かれたことに最初に答える。

この当たり前のことをやるだけで、

あなたの仕事はスムーズに進むようになります。

まとめ

今回は『サラリーマン必須スキル。ホウレンソウの3つのコツ』を紹介させていただきました。

あなたのホウレンソウが適切に行われ、仕事がスムーズに進むための一助になれば嬉しいです。

こういったコメント大歓迎です。

ここまでお読みいただき、ありがとうございました。