今回読んだ本は『にゃるほど！作業が遅いで悩まなくなる仕事術図解100』です。
この本は、仕事術を図解でわかりやすく解説してくれます。
今回は本書の中のたくさんの仕事術の中から、
「アイゼンハワーマトリクス」にフォーカスして具体的な活用方法を紹介します。
他に紹介されている仕事術も知りたいという人は、ぜひ本書をお読みください。
- タスクが多すぎて、どれを優先すべきかわからない
- 長期的に重要な仕事が後回しになってしまう
こんな悩みを抱えていませんか？
そんなときに有効なのが「アイゼンハワーマトリクス」です。
アイゼンハワーマトリクスとは、タスクを「緊急度」と「重要度」で分類して、
効率的に優先順位を決めるためのシンプルかつ強力なツールです。
これを活用し、優先順位を把握しながらタスクを片付けていくことで、
緊急かつ重要な仕事を減らしていけます。
ただ中には、
「アイゼンハワーマトリクスは知ってるけど、どう活用したらわからないから使ってない」
という人もいるかと思います。
なので今回は、アイゼンハワーマトリクスの実務での活用方法をわかりやすく紹介します。
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アイゼンハワーマトリクスにタスクを当てはめる
まずはアイゼンハワーマトリクスにタスクを当てはめていきます。
ステップは2つです。
- タスクを洗い出す
- 4象限に分類する
まずは抱えているタスクやToDoをすべて書き出します。
大小問わず思いつく限りすべて書き出してください。
次に下記4象限に、それぞれのタスクを振り分けます。
第Ⅰ象限（重要・緊急）→今すぐやる
- 顧客からのクレーム対応
- 締め切り間近の資料作成
- サーバー障害への対応
→今すぐ着手
第Ⅱ象限（重要・緊急でない）［最も価値を生む部分］→計画してやる
- スキルアップの勉強
- 新規プロジェクトの企画
- 業務改善
→毎日時間を確保して、スケジュールに組み込む
第Ⅲ象限（緊急・重要でない）→最小限に対応する
- 社内の軽微な相談対応
- 自分でなくても（他の人の方が）回答できる問い合わせ対応
- つい引き受けた雑務
→以下のように対応
- 後回しにする
- 他の人に振る
- 対処時間を決めて、そこだけで対応（絶対に決めた時間以上はやらない）
第Ⅳ象限（緊急でない・重要でない）→やらない
- SNSのチェックや雑務
- 無目的なネットサーフィン
- 一言も発言しない会議
- 形だけの定例会議
→やらない、でない
タスクは当然増減するので、毎朝5〜10分程度見直す時間を設けましょう。
ここで注意が必要なのが第Ⅰ象限と第Ⅲ象限との区別です。
第Ⅲ象限のタスクには「緊急だから重要に見える」というワナがあります。
そんなときは次の質問に答えることで、分類の精度がグッと上がります。
Q1：このタスクは、自分の目標や成果に直結しているか？
- YES→第Ⅰ象限（重要）
- NO→第Ⅲ象限（重要じゃないけど急ぎ）
例：
- 作成期限のあるプロジェクトの報告資料→目標に直結→第Ⅰ象限
- 「至急確認お願いします！」のメール（自分には関係の薄い内容）→自分の成果には無関係→第Ⅲ象限
Q2：これをやらなかった場合、後で大きなトラブル・損失になるか？
- YES→第Ⅰ象限（重要）
- NO→第Ⅲ象限（重要じゃないけど急ぎ）
例：
- 納期を過ぎると信頼を失うような案件→第Ⅰ象限
- 社内アンケートに即答しないとリマインドが来る程度→第Ⅲ象限
Q3：これは誰の「緊急」か？自分？他人？
- 自分にとっても緊急→第Ⅰ象限（重要）
- 他人にとってだけ緊急→第Ⅲ象限（重要じゃないけど急ぎ）
例：
- 自分が責任を持つ業務のトラブル→第Ⅰ象限
- 自分が担当じゃない案件に対する急な問い合わせ→第Ⅲ象限
判断が難しいときは、「とりあえず第Ⅲ象限扱い」にするのが無難です。
本当に重要なら、後から「やっぱり第Ⅰだった」と気づきます。
でも逆は危険です。
重要じゃないことに時間を使い続けることになりかねません。
時間割を作成する
タスクをアイゼンハワーマトリクスに当てはめられたら、
それを元にToDoを作成し、その日の時間割を作成しましょう。
ここでのポイントは1つ。
「重要な第Ⅱ象限の時間を先にブロックして守る」ことです。
第Ⅲ象限で時間を削られるのは、予定がガラ空きだから入ってくることも多いです。
先にカレンダーにタスク名を入れて
第Ⅲ象限のタスクが多すぎるときの対処法
ここまでの方法で第Ⅰ象限、第Ⅱ象限のタスクは最優先で計画的に進めることができます。
その代わりに第Ⅲ象限のタスクは溜まってしまう可能性があります。
重要ではないタスクですが、溜まっていくと気になって、
重要なタスクに集中できないことにもつながってしまいます。
そんなときに有効なのが次の3つの方法です。
- 上司に業務の棚卸しを依頼する
- テンプレ化・定型化する
- 処理タイムを決めて、その時間に集中して処理する
1つ目は「上司に業務の棚卸しを依頼する」です。
まずはタスク自体を減らすことにチャレンジしましょう。
そのためには上司に「雑務が多く、重要な仕事に集中できない」と相談し、
業務の棚卸しを依頼するのが一番有効です。
2つ目は「テンプレ化・定型化する」です。
毎回ゼロから対応するのではなく、
対応の型・フォーマットを作っておくと効率的に処理できます。
例：
- よく来る質問への返信テンプレートを作る
- 定例報告のフォーマットを固定する
- 頼まれごとの対応フローを決める（マニュアル化）
3つ目は「処理タイムを決めて、その時間に集中して処理する」です。
緊急だけど1つ1つが軽いタスクは、時間をまとめて確保して一気に処理しましょう。
「毎日13:30〜14:30は”雑務処理タイム”」
こうすることで、本当に集中したいタスクへの影響を防ぐことができます。
まとめ
今回は『「緊急な仕事が多すぎて、長期的に重要な仕事が後回し」を解決する方法』を紹介させていただきました。
あなたが重要なタスクに集中するための一助になれば嬉しいです。
- こんなときはどうするの？
- こういう考え方もあるよね？
こういったコメント大歓迎です。
ここまでお読みいただき、ありがとうございました。
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